Päivitetty 28.5.2018

SUOMEN ORKIDEAYHDISTYS RY – FINLANDS ORKIDÉFÖRENING RF

 

REKISTERISELOSTE

Liittyessään yhdistyksen jäseneksi, keskustelufoorumin käyttäjäksi tai verkkokaupan asiakkaaksi liittyjä suostuu siihen, että hänen itse antamista tiedoistaan järjestelmään voi tallentua:

KESKUSTELUFOORUMI

  • Valittu sivuston kieli
  • Käyttäjätunnus
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Lempinimi (pakollinen)
  • Sähköpostiosoite (pakollinen)
  • Kotisivu
  • Salasana ei ole luettavissa
  • Muuta käyttäjän itsestään vapaaehtoisesti kertomaa tietoa käyttäjä-profiilissa

Julkista tietoa ovat käyttäjän aloittamat otsikot ja julkaisemat viestit, edellinen käyntiaika, rekisteröitymisaika, viestien lukumäärä, paikkakunta, jäsenstatus ja nimimerkki

Rekisteröity käyttäjä voi antaa omassa profiilissaan itsestään haluamaansa lisätietoa, hakea tätä tietoa toisista käyttäjistä sekä nähdä yksityiset viestit omalle nimimerkilleen.

Foorumin tietoa käsittelevät moderaattorit ja webmaster

VERKKOKAUPPA

  • Laskutusosoite
  • Yritys
  • Täydellinen postiosoite
  • Maa
  • Puhelinnumero
  • Toimitusosoite
    • Toimitusosoitteen vastaanottajan nimi
    • Yritys
    • Osoitetiedot
    • Maa
    • Lääni / alue ym.
    • Alue/kunta tai aluekoodi
  • Salasana ei ole luettavissa
  • Yksilöidyt tiedot ostetuista tuotteista tai palveluista
  • Päivämäärät, hinnat, kappalemäärät
  • Maksutapa, toimitustapa.
  • Pankkitilien tietoja ei tallenneta, eivätkä ne ole luettavissa järjestelmästä

Oman tilinsä hallintapaneelissa käyttäjä voi nähdä tuoreimmat tilauksensa, hallinnoida toimitus- ja laskutusosoitettaan ja muokata salasanaansa.

Laskulla esiintyvät tiedot voivat poikkeustapauksessa tulla yhdistyksen ulkopuolisten tietoon, jos toimittaja on ulkopuolinen taho, käytännön esimerkkinä yhteistilaukset.

Tili poistetaan verkkokaupasta automaattisesti kun sitä ei ole käytetty kahteen vuoteen.

Verkkokaupan tietoa käsittelevät verkkokaupan hoitaja(t), jäsenrekisterin pitäjä(t) ja webmaster

JÄSENREKISTERI

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Jäsenstatus (esim. normaali, kunniajäsen…)
  • Liittymispäivä
  • Tieto jäsenmaksun suorittamisesta
  • Väliaikaisia tietoja, esimerkiksi ilmoitus osallistumisesta retkille
  • Listaa tarkennetaan myöhemmin

Jäsenrekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille jäsenlehden postittamiseksi sekä yhdistyslain rajaamissa tarkoituksissa.

Jäsenrekisterin tietoa käsittelevät jäsenrekisterin hoitaja(t). Rekisteri sijaitsee Flomembers’in palvelimella.

MUUTA

Rekisterivastaava ja webmaster on Ari Matikka, ari.matikka@suomenorkideayhdistys.fi

 

  

KUINKA KÄYTÄMME HENKILÖTIETOA

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Jäsenrekisteriämme ylläpidetään ulkoisessa Flomembers-palvelussa. Tarkoituksena tunnistaa yhdistyksen jäsenet silloin kun tarvitaan tietoa mm. jäsenlehden postitusta, jäsenmaksujen laskutusta varten tai haluamme kertoa jäsenille tarkoitetuista retkistä, näyttelyistä tai muista tapahtumista. Emme luovuta näitä tietoja ulkopuolisille tahoille. Flomembers-tietosuojasta voi lukea täältä.

Edellisen lisäksi keräämme henkilötietoa yhdistyksen verkkosivujen käytön yhteydessä verkkokaupan ja keskustelupalstan yhteydessä. Verkkokauppaan kertyy tietoa tehdyistä ostoksista ja niiden tekijästä sekä maksutapahtumista. Henkilötietoa voidaan antaa ulospäin esimerkiksi yhteistilaukseen osallistuneiden osalta toimituksen onnistumiseksi tai ryhmämatkalle osallistujien nimiluettelona silloin kuin matkanjärjestäjä sitä edellyttää.

Järjestelmäämme kirjautumisen yhteydessä säilytämme myös tietoa, joka auttaa tunnistamaan käyttäjän seuraavalla kirjautumiskerralla, kuten käyttäjänimen, sähköpostiosoitteen ja salasanan piilotetussa muodossa.

Kerätystä tiedosta voi lukea tarkemmin rekisteriselosteessamme.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Yhteydenottolomakkeet

Yhteydenottolomakkeiden tieto menee eteenpäin niissä mainituille henkilölle, mutta tekstiä tai muuta informaatioita niistä ei tallenneta järjestelmään. Sama koskee keskustelufoorumin yksityisviestejä.

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.).

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja. Yhdistyksen saama, toiminnan kannalta tarpeeton tai sellaiseksi muuttunut tieto poistetaan tilanteen mukaan.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Kuinka suojelemme henkilötietojasi

Yhdistyksen sisäiset järjestelmät ovat suojattuja käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tehtävän mukaisesti rajoitettuja käyttöoikeuksia jakaa webmaster. Yhdistyksen palvelinta ylläpitää amerikkalainen Siteground-niminen yhtiö. Yhdistyksen käyttämä palvelin sijaitsee fyysisesti Hollannissa. Yhteys palvelimeen on salattu https-protokollalla. Yhdistyksen käyttämään WordPress-alustaan on lisätty toimintoja, jotka on tarkoitettu estämään hakkereiden ja muiden tahojen auktorisoimaton kirjautuminen sivustoon.  Ne myös minimoivat verkkohyökkäysten mahdollisuuden ja kirjaavat ylös hyökkäysyritykset. Tietokannat varmuuskopioidaan päivittäin.